会計を極める 第2回 「お金の管理の基本」

お金の管理の基本

団体の活動に必要なお金は、会員から集めた会費や行政からの補助金などです。ですので、お金は団体の目的に沿って使われることが必要であり、間違った使われることのないようにルールを決め、ルールに従って管理されることが求められます。

1. 会費などで集めたお金は、団体用のお財布に入れる。必ず個人の財布とは別にしましょう。
2. 集めたお金は金融機関の口座へ預金しましょう。必要な都度現金で引き出しして使うのが理想です。
3. 通帳と印鑑は別の人が管理しましょう。一人で管理しない仕組みをつくりましょう。
4. 領収書やメモはきちんと管理しましょう。無くさないようにノートなどに張り付けるなどして保管します。

正確なお金の記録のために

1. 日々のお金の出入りは、必ず帳簿に記録しましょう。
2. 支払のときは必ず領収書をもらって保管しましょう。
3. 帳簿の現金残高と手元の現金を常にあわせましょう。

正確なお金の記録のための仕組み「会計書類」

団体のお金をきちんと管理する仕組みで、欠かせないのが帳簿や、決算報告書、予算書などの会計書類です。

• 「現金出納帳」-— 日々の現金の出入りを管理するための帳簿

毎日のお金の出入りを記録する書類の現金出納帳。家計簿に似ています。

現金の収入と支出をすべて記録して、手元にお金がいくらあるか？どうしてそうなったか？をわかるようにしておくためのものです。

• 「預金出納帳」— 日々の口座の出入りを管理するための帳簿

預金出納帳は、銀行口座の入金、支払、口座から他口座への振替を記録した帳簿です。

口座の残高と、預金出納帳の残高が常に一致するようにしておきます。

• 「収支計算書」— 年度末の決算報告に必要な書類

一年間にいくらの収入があり、どのような活動にいくら支出したかを会員に報告する決算報告書です。

年度末の総会で会員の承認を得ます。役員は会員などから預かったお金を団体の目的に沿って使ったことを説明する責任があるため、この書類は必要となります。

• 「予算書」— 一年の活動の予定

予算書は一年の活動の予定をお金の面からあらわした書類です。

今年度の決算の状況や、次年度の運営方針を踏まえ、次年度増やしたほうがよい科目・減らしたほうがよい科目を反映させ予算を積み上げていき、それが現状の会費等でまかなえるかを判断します。

安全で、間違いのない管理を確認する仕組み「会計監査」

会計監査は、収入支出が団体の目的に沿ったものか。団体のルールに従って会計処理が行われているか。について執行部とは別の人が、別の視点で調べ、評価することです。

監査は、会計事務が信頼されるものであることを証明し、執行部が団体の活動方針にそって運営を行っていることを明らかにします。