クラウド会計ってなに？メリット・デメリットは？

そもそもクラウドとは？

そもそも「クラウド」とは、クラウドコンピューティングを略して呼ぶものです。クラウドはデータを自身のパソコン、スマホに保存するのではなくインターネット上のサーバーに保存して使うサービスの総称です。

いままでのコンピューターの利用形態では、利用者は手元のパソコンの中にあるソフトウェアやデータを利用していました。

新しいクラウドサービスでは、ネットワークを経由して、雲「クラウド」の中にあるソフトウェアやデータをサービスの形でつかうのです。

クラウド会計の「メリット」

1. 場所にとらわれない

インターネットが繋がる場所であれば、自宅でなくても、外出先でパソコンやスマホからデータを編集することができる。たいへん便利な使い方が可能です。

2. 常に最新のシステムが使える

パソコンにインストールして使うソフトと違い、ブラウザ経由でサービスにアクセスするので、利用するのは常に最新のシステムが利用できます。また、再インストールする必要もありません。

3. パソコンを選ばない

パッケージ型会計ソフトはウィンドウズだけに対応しているけど、Macには対応していないものが多くあります。

クラウド会計は、WindowsだけでなくMacでもブラウザがあればつかえます。使用しているOSに左右されずに利用することができます。

4. 担当が変わっても引継ぎがラク

自治会・町内会・PTA・子供会・青年会などの団体は期毎に会計担当が入れ替わり、業務を引き継ぎします。クラウド会計ソフトの引継ぎではユーザーIDとパスワードを引継ぎします。引継ぎがラクです。

5. リアルタイムで団体の状況を把握できる

クラウド会計はリアルタイムで会計の情報を共有する事が出来るので、いまの団体の状況を知ることができます。

会長は団体の状況をいつでの把握しておきたいですよね。先手をとれるので何かリスクが発生した場合でも軌道修正が早くおこなえます。

会計担当が不正をしていないか、正しく仕事をしているかのチエックにもなりますね。そんなことはないと思いますが…。

6. 紛失や盗難の心配がない

データ保存先がクラウドのため紛失や盗難の心配がありません。データは、クラウドサーバー上に保管されます。遠隔地で管理されるので、パソコンの不具合や災害等で大切な会計データが消失するリスクを減らすことができます。

7. コストが安い

パッケージ型会計ソフトは初期購入時にソフトウェアライセンスが必要です。また、OS(Windowsなど)が変更になるとバージョンアップ版の買い替え必要だったりします。

クラウド会計は年額制または月額制となります。ソフトが更新するたびに買い替える必要がありませんので年度の予算を組みやすいです。

「ちまたの会計」は初期費用、月額費もかかりません。無料で利用できます。

8. 会計知識のない初心者でも使いやすい

クラウド会計ソフトの「ちまたの会計」はシンプルに構成され操作も簡単にできることが特徴です。簡素化されているので会計報告に必要な機能しかない分、迷うことも少ないのです。

パッケージ型会計ソフトの構成や操作は若干複雑です。またパッケージ型は会計・簿記についての知識を持っていることが前提に作られているソフトが多く、初心者には難しいといえるかもしれません。

9. スマフォはいつも持ち歩いているからいつでも入力できる

会計の基本は「記入をする」ことですが、自宅にあるパソコンでつけるのは忙しい日や疲れた日には、ついつい面倒になりがちです。スマホならいつも持ち歩いているので、すきま時間にささっと入力ができます。これはとても本質的なメリットです。

クラウド会計の「デメリット」

クラウド会計は良い面だけでもありません。デメリットもあることを知っておく必要があります。

1. クラウドサービスのサーバーがダウン

使用しているサービスのサーバーがダウンしたり、サイバー攻撃を受けた場合など、予期せぬ事象が起きた場合には大事なデータにアクセス出来なくなる危険もあります。

2. 大量の伝票データの入力には不向き

パッケージ型会計ソフトに比べ、入力にマウスを多用するため大量の伝票入力には向きません。

3. ユーザーIDとパスワードの情報漏れ

パッケージ型ソフトや、EXCELの場合パソコンの中に情報が入っていますが、クラウド型ではユーザーIDとパスワードさえあれば見ることができてしまいます。利便性という面ではメリットでもあるのですが、セキュリティの面では逆にデメリットに感じられます。

ユーザーIDとパスワードの厳重な管理が必要になります。そして、パスワードの定期的な変更、必要な人以外には教えないように運用していく必要があります。

まとめ

以上、見てきたようにクラウド会計はメリットもデメリットもあります。デメリットと感じられる、インターネット環境が使えなければ使うことが出来ないというのはデメリットと捉えがちですが、外出先などでインターネット接続環境があれば、情報をみることができるメリットの方が断然大きいと思います。情報漏れの心配についても、ユーザーID、パスワードを管理する体制をつくることで解決できます。

非営利組織(NPO、自治会、町内会、PTA、子供会、青年会、子供会)、またた宗教団体(お寺、神社、教会)、ボランティア、各種サークルの方々は会計ソフト選びに頭を悩ませていることと思います。クラウド会計の「ちまたの会計」を導入すると今までの作業がグーンと楽になるかもしれません。

それぞれの団体のの会長・会員とメリットとリスクを相談したうえで、クラウド会計ソフト「ちまたの会計」をご利用いただくのがよいと思われます。