運営に必要な会計書類とは？

そもそも、なぜ会計書類を作成しなければならないか？

会計書類の作成には時間と技術を要します。しかも、法人格を持たない団体(非営利組織、NPO、コミュニティ団体、任意団体、ボランティア団体)は、法人とは違い会計書類を必ず出さなくてならないという法律で定められたルールはありません。では、なぜ会計書類を作成しなければならないのでしょうか？下記の理由のように団体の活動をこれからも長く続けるためと考えます。

1.間違いが無いよう団体のお金をしっかり管理するため

2.会員に団体の状況を報告し把握してもらうため

3.資金繰りを工夫することによって団体の活動を充実させるため

4.会計が作成する収支予算書・収支計算書といった会計情報を外部の方に提供することによって、団体が適切に運営されているかを外部の方に判断してもらう材料もなります。

会計書類の種類

帳簿・収支計算書・予算書などの会計書類は、会のお金をしっかり管理するために、仕組みとして欠かせないものです。

帳簿

必要な帳簿には「現金出納帳」と「預金出納帳」があります。基本的には家計簿と同じと考えてよいかと思います。

現金出納帳・・・すべての現金取引の収入、支出金額とその内容を記録。今お金がいくらあって、いつ何のためにつかったのか？をわかるようにしておくためのものです。現金の管理において大切な帳簿です。領収書をもとに日付・金額を転記していきます。

預金出納帳・・・銀行の口座別に入金・出金の全てを記録していくための帳簿です。預金通帳と常に金額は一致します。

科目別台帳・・・科目別に入出金の細かい具体的な内容の把握、取引ごとの記録を知るための帳簿です。

収支計算書

一年間にいくらの収入があり、どのような活動にいくら支出したかを会に報告する書類です。決算報告書は一年間の会計の状況を伝えるだけでなく、今後の活動について計画するためになくてはならないものです。

収支予算書

一年の活動の予定をお金の面からあらわし、何にどこまでお金をかけられるのかを把握するための書類です。収支計算書を参考にしながら次年度の予算を組み立てていきます。

ちまたの会計では、団体の運用に必要な５つの会計書類を用意

会計書類をPDF・EXCEL・CSVでダウンロードできます。

現金出納帳

簡単に言うと、現金の出し入れを記帳しているだけです。割とわかりやすい帳簿です。

現金を出金した場合には「支払金額」の欄に、何の費用を（消耗品費、運営費、旅費交通費など）何の目的で（ボールペンを購入した、会議のお茶代を支払ったなど）どこに支払ったのか（○○商店、××商事など）を記帳し、残高から支払った金額をマイナスしています。

現金が入金した場合には何の収入を（会費など）、何の原因で（年会費として、預金から引き出したなど）、誰がお金をくれたのか（会員〇名、自分の預金など）を記帳し、残高にプラスしていきます。

そして、1日の業務を終えた後、現金出納帳の「差引残高」欄の金額と、実際の現金の有高を比べてみて、同じならば間違いなく記帳がされているということになります。

ちまたの会計で出力したサンプルは、こちらからダウンロードできます。

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預金出納帳

預金出納帳は、銀行口座の入金、支払、口座から他口座への振替を記録した帳簿です。

銀行等の金融機関が発行している預金通帳と一致している必要がある為、基本的には通帳を見て、入出金の内容を確認しながら現金出納帳と同様に記帳していくことになります。

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科目別台帳

科目別に入出金の細かい具体的な内容の把握、取引ごとの記録を知るための帳簿です。

科目別に内容がまとまっていますので、例えば、１年間における会費の集金状況、会議費の細かい内訳などが一目でわかるようになります。

科目別台帳は団体に必ず必要な帳簿ではありませんが、ある科目をピンポイントで調べたいときにたいへん便利です。

ちまたの会計で出力したサンプルは、こちらからダウンロードできます。

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収支計算書

予算付き

予算なし

一年間にいくらの収入があり、どのような活動にいくら支出したかを会員に報告する決算報告書です。この会計書類をもとに年度末の総会で会員の承認を得ます。

役員は会員などから預かったお金を団体の目的に沿って使ったことを説明する責任があるため、この書類は必要となります。

ちまたの会計で出力したサンプルは、こちらからダウンロードできます。

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